Videokonferenzen im BITE Bewerbermanager

Mit dem heutigen Update besteht mittels der Integration eines Video-Tools die Möglichkeit zur Führung von Videokonferenzen beispielsweise für Vorstellungsgespräche im BITE Bewerbermanager.

In Zeiten der Corona-Krise bietet es sich an, den persönlichen Kontakt zu den Mitmenschen und somit auch zu Bewerbern auf ein Minimum zu reduzieren. Aus diesem Grund können unter Benutzung einer Webcam sowie eines Mikrofons sowohl seitens der Personalverantwortlichen wie auch auf Seiten der Bewerber nunmehr "online Vorstellungsgespräche" über den BITE Bewerbermanager realisiert werden.

Voraussetzung hierfür ist der Einsatz eines aktuellen Google Chrome, Mozilla Firefox oder auch Microsoft Edge Browsers (ab Version 80).

Benutzer können über die Bewerbungsdetailansicht des gewünschten Kandidaten an der Videokonferenz mit einem Klick auf "Videokonferenz beitreten" teilnehmen.

Benutzer.png

Der jeweils gewünschte Interview-Partner gelangt über einen Link, welcher sich ebenfalls in der Bewerbungsdetailansicht befindet, zur Videokonferenz.

Kandidat.png

Darüber hinaus kann mit Hilfe des nachfolgend aufgeführten Ersetzungsbegriffes eine automatische Übernahme des jeweilig gewünschten Links in die E-Mail-Korrespondenz erfolgen: [bite.candidate_meetingUrl]

E-Mailadressen: Check auf Korrektheit

Mit dem heutigen Update wurde ein umfassender Check auf die Korrektheit von im System verwandten E-Mailadressen in den BITE Bewerbermanager integriert.

Die Überprüfung der jeweils gewünschten Adressen erfolgt nunmehr nicht mehr nur in der Bewerberdetailansicht, sondern an allen betroffenen Stellen im System, wie beispielsweise bei der Erfassung weiterer Empfänger im Zuge einer Bewerbungskommunikation oder aber auch bei der Erfassung von E‑Mailadressen der Verantwortlichen von Ausschreibungen.

Mail-Validation.png

Mittels unterschiedlicher Farbgebungen wird das entsprechende Überprüfungsergebnis visualisiert, wobei

  • gelb: hier könnte ein Fehler vorliegen bspw. bei der Erfassung von Umlauten oder bei nicht existenten Mail-Domains (@gmail.der)
  • rot: hier liegt definitiv ein Fehler vor bspw. bei einer fehlerhaften Syntax (@-fehlt)

E-Mail Benachrichtigungen bei Änderungen

Benutzer haben nunmehr die Möglichkeit, sich Benachrichtigungen – abgestimmt auf den individuellen Informationsbedarf – hinsichtlich vorgenommenen Änderungen an Bewerbungsdatensätzen via E-Mail zukommen zu lassen.

Benachrichtigungen.gif Zum Video als Download

Hierzu können die entsprechenden Einstellungen im Profil des jeweiligen Benutzers mit einem Klick auf den Icon „Benachrichtigungen“ vorgenommen werden.

Bei den zur Verfügung stehenden Auswahlkriterien (Verantwortlichkeiten/ Status/ Bewertung) handelt es sich um eine „logische Oder-Verknüpfung“.

Die Benachrichtigungsmail wird dem Benutzer im vorab ausgewählten zeitlichen Intervall inklusive aller bis dato vorgenommenen Änderungen zugestellt. Mit Hilfe von Links in der Mail kann der Benutzer darüber hinaus direkt zu den gewünschten Datensätzen springen.

Hinsichtlich des Elementes "Bewerbung geändert" werden aktuell die nachfolgend aufgeführten Datenfelder für die Benachrichtigungsmail berücksichtigt: Offene Stelle, Status, Beurteilung, Ausschreibung, Standort, Abteilung, Kostenstelle, Verantwortliche sowie alle individuellen Datenfelder.

Über nachfolgenden Link kommen Sie (im angemeldeten Zustand) direkt zu den relevanten Einstellungen: Profil - Benachrichtigungen.

Umbenennung & Ausschreibungslink

Mit dem heutigen Update wurde einerseits der ehemalige Tab "Ausschreibungen" der Bewerbungsdetailansicht in "Entfernungen" umbenannt, da es hier des Öfteren zu Missverständnissen aufgrund des Wordings kam.

image_68.png

Andererseits wurde die der jeweiligen Bewerbung zugewiesenen Ausschreibung in der Bewerbungsdetailansicht verlinkt und mit Aktionen versehen. Abhängig von den Rechteeinstellungen des Benutzers können die nachfolgenden Aktionen durchgeführt werden:

  • Anzeigen: Öffnet die Ausschreibungsvorschau für jeden Benutzer, der Leserechte auf diese Bewerbung
  • Öffentliche Links: Öffnet den Dialog mit den Links zu Stellenausschreibung, Bewerbungsformular sowie Bewerbungsmail, sofern der Benutzer Leserechte auf diese Ausschreibung besitzt
  • Anhänge: Öffnet den Dialog mit den Anhängen, sofern der Benutzer Leserechte auf diese Ausschreibung besitzt
  • Bearbeiten: Öffnet die komplette Ausschreibung mit allen Detail-Tabs, sofern der Benutzer Schreibrechte auf diese Ausschreibung besitzt

Identifikationsnummern für Bewerbungen & Ausschreibungen

Mit dem heutigen Update erhalten sowohl Ausschreibungen, wie auch Bewerbungen die neu in das System kommen, bearbeitet oder im Falle von Ausschreibungen kopiert werden automatisch aufsteigende Nummern.
Diese Nummern sind einerseits in der Bewerbungsdetailansicht zu finden und können andererseits zum Zwecke der einfacheren Identifikation in die jeweiligen Übersichten als Spalte eingeblendet werden.

Die Nummerierung bzw. der Spaltentitel für die Bewerbung trägt die Bezeichnung BNR (Bewerbungsnummer) sowie ANR (Ausschreibungsnummer) für die Ausschreibungen.

Benutzern Arbeitsplätze zuweisen

Mit dem heutigen Update haben Administratoren die Möglichkeit beim Anlegen von neuen Benutzern oder aber auch Bearbeiten von bereits existierenden Benutzern über die Benutzerübersicht denselben direkt einen vorab definierten globalen Arbeitsplatz zu zuweisen.

WorkspacesZuweisen.png.jpg

Zusätzliche Informationen für die Bewerbungsübersicht

Mit dem heutigen Update stehen den Benutzern des BITE Bewerbermanagers zusätzliche Spalten zum Einblenden in der Übersicht der Bewerbungen zur Verfügung. Hierbei handelt es sich um die Spalten

  • Notizen,
  • Ausstehende Beurteilungen sowie
  • Notizen & Beurteilungen.

NeueSpalten.png

In der Spalte "Notizen" werden die Verfasser der jeweiligen Kommentare/ Notizen mittels ihres Initialen-Icons bzw. - sofern der Benutzer ein Bild von sich im System hinterlegt hat - des Benutzer-Fotos aufgeführt. Ein Klick auf den gewünschten Icon öffnet die entsprechende Notiz in einem Overlay.

In der Spalte "Ausstehende Beurteilungen" werden die Initialen der Benutzer aufgeführt, welche einer Beurteilungsanforderung noch nicht nachgekommen sind. Mit einem Klick auf einen Icon mit den Initialen des Benutzers, wird der exakte Zeitpunkt der Beurteilungsanforderung in einem Overlay aufgezeigt.

Die Spalte "Notizen & Beurteilungen" aggregiert die Informationen der vorangegangenen Spalten in einer einzigen Spalte. Ausstehende Beurteilungen werden mittels eines Fragezeichen-Icons und erfasste Kommentare mit einem Sprechblasen-Icon visualisiert. Wie bereits gehabt werden die dazugehörigen Details durch einen Klick in einem Overlay aufgezeigt.

Individuelle und globale Arbeitsplätze

Mit dem heutigen Update haben Benutzer des BITE Bewerbermanagers die Möglichkeit individuelle Arbeitsplätze sowie die Administratoren des System zudem auch noch globale Arbeitsplätze zu definieren. Die globalen Arbeitsplätze stehen ferner allen Benutzern des Systems zur Verfügung.

Screen_1.png

Benutzer haben mittels der Arbeitsplätze die Möglichkeit, sich die Menü- und Navigationspunkte, gespeicherte Grid-Einstellungen (der Übersichten im System) sowie Einstellungen wie z.B. der zu verwendende PDF-Viewer analog ihrer individuellen Bedürfnisse zusammen zu stellen. Es können aktuell lediglich die gewählte Sprache, das eingestellte Farbschema, das Datumsformat und die Zeitzone sowie die festgelegte Startseite nicht in einem Arbeitsplatz abgespeichert werden.

Individuell zusammengestellte/ gefilterte Ansichten der Übersichten (Bewerbungen und Ausschreibungen) können somit auch als Menüpunkte in einem Arbeitsplatz abgespeichert werden. Im Video ist die Vorgehensweise kurz dargestellt.

workspaces.gif

Hinweis:
Alle Änderungen an Grid-Einstellungen der jeweiligen Übersichten und/ oder Änderungen an der Bewerberdetailansicht müssen zusätzlich zum direkten „Speichern“ nach der Änderung auch noch für den gewünschten Arbeitsplatz gespeichert werden, wenn diese Änderungen über die aktuelle Session hinaus zur Verfügung stehen sollen. Aktuell getätigte Änderungen, welche noch nicht für den Arbeitsplatz aktualisiert/ gespeichert wurden, werden mittels eines kleinen orangenen Punktes unterhalb des Benutzerbildes aufgezeigt.

Optimierung der Shortlinks

Mit dem aktuellen Software-Update wurden potenzielle Fehlermöglichkeiten seitens der Shortlinks für Stellenausschreibungen eliminiert.

So werden nunmehr nur noch Kleinbuchstaben zur Generierung der Shortlinks herangezogen sowie einige Buchstaben aufgrund der bestehenden Verwechslungsgefahr für die Verwendung ausgeschlossen.

Somit stehen ausschließlich die nachfolgend aufgeführten Buchstaben und Ziffern für die Shortlinks von neuen Stellenausschreibungen zur Verfügung:

abcdefghkmnopqrstuvwxyz123456789

Facebook Jobs

Mit dem aktuellen Software-Update haben die Business IT Engineers die Möglichkeit, ihren Kunden eine Verknüpfung des BITE Bewerbermanagers mit Facebook Jobs anzubieten.

Mittels dieser Verknüpfung werden alle aktiven Stellenausschreibungen aus dem BITE Bewerbermanager auf dem bestehenden, aktuellen sowie gepflegten Facebook-Profil des Unternehmens unter dem Reiter "Jobs" publiziert. Eingehende Bewerbungen werden wiederum automatisch im BITE Bewerbermanager hinterlegt.

facebook-jobs.png

Weitere Informationen hierzu finden Sie im folgenden pdf.

Die Freischaltung für Facebook Jobs erfolgt über die BITE GmbH. Da es im Zuge der Freischaltung zu Abstimmungs- und Betreuungsaufwänden seitens der BITE GmbH kommen wird, ist die Freischaltung von Facebook Jobs mit einer einmaligen Zahlung bepreist.

Bei Interesse wenden Sie sich bitte via E-Mail an support@b-ite.de